Eventos presenciais, híbridos ou virtuais: qual a melhor opção?
No passado, não havia dúvidas de que os eventos presenciais eram a melhor forma de fazer chegar uma mensagem a potenciais clientes. Proporcionavam um canal direto para comunicação cara-a-cara, o que permitia iniciar e construir relações de negócios.
Mas a tecnologia trouxe grande disrupção ao mundo dos eventos. Hoje em dia, a estratégia de eventos das organizações passa frequentemente por um equilíbrio entre eventos presenciais, híbridos e virtuais, com o objetivo de maximizar o retorno do investimento.
No entanto, há vários fatores a considerar na avaliação dos formatos de eventos que mais se adequam aos objetivos da sua organização. Neste artigo, vamos explorar cada um destes formatos e analisar os seus benefícios.
Eventos presenciais
Com o levantamento da maior parte das restrições impostas pela pandemia, observou-se rapidamente o regresso dos eventos presenciais em todo o país. Este tipo de evento caracteriza-se por contar com a presença de de todos os participantes no local físico do evento.
Não é por acaso que este continua a ser o formato de eleição de muitas empresas. Pelo facto de decorrerem pessoalmente, estes eventos proporcionar uma experiência mais impactante e memorável aos seus participantes.
Entre os principais benefícios destes eventos, destacamos:
- Relações interpessoais mais próximas, cara-a-cara, que podem aumentar o potencial de geração de receitas
- Maior facilidade na promoção de momentos informais
- Uso de brindes e merchandising para promoção da marca
- Maior potencial de atingir novos potenciais clientes
- Maior garantia de uma experiência transversal a todos os participantes (mesmo espaço físico)
- Maior oportunidade para colaboração e troca de ideias e experiências
- Resposta direta à necessidade de conexão humana e combate à fadiga da comunicação virtual
No entanto, há que considerar algumas das desvantagens deste formato:
- Necessidade de maior investimento de tempo no planeamento de toda a logística do evento
- Necessidade de maior investimento monetário (incluindo participação, bilhetes, viagens, e toda a logística)
- Risco de inadequação de parte da audiência à sua empresa (especialmente em novos eventos)
- Imprevisibilidade devido às condições climatéricas, contexto macroeconómico e outros que estão fora do seu controlo
- Necessidade de uma excelente preparação dos materiais audiovisuais para destacar-se no meio da concorrência
Portanto, ponderando todos estes fatores, os eventos presenciais são tipicamente indicados quando consegue prever antecipadamente que vai conseguir atingir de modo eficaz o seu público-alvo.
Para garantir esta eficácia, é crucial reservar o tempo e recursos adequados para analisar os riscos do evento e desenvolver um plano de ação para maximizar o retorno do seu investimento.
Deverá também procurar aconselhamento na preparação dos seus conteúdos audiovisuais, optando por equipamentos que maximizem a qualidade dos mesmos.
Eventos Virtuais
Estes eventos acontecem na sua íntegra através de tecnologias digitais, não existindo qualquer componente presencial. Alguns exemplos deste formato são os webinars (ou seminários web), as conferências online e o live streaming de lançamentos de produtos.
A sua popularidade explodiu como consequência da pandemia, em Março de 2020, uma vez que se tornaram na melhor alternativa aos eventos presenciais. Como sempre, a necessidade aguça o engenho, e observou-se uma grande inovação neste formato durante o período da pandemia.
A força motriz de qualquer evento virtual é a tecnologia, que permite tornar estes eventos mais envolventes, intuitivos e personalizáveis ao público-alvo. Uma vez que não têm a proximidade da comunicação cara-a-cara, estes eventos devem ser planeados de modo a oferecer uma proposta de valor clara aos seus participantes, o que também possibilita um modo de maximizar a geração de receitas.
As grandes vantagens deste formato são:
- Maior probabilidade de atingir clientes-alvo (personalização da promoção do evento)
- Investimento total mais baixo, por não existirem gastos com a logística e aluguer de um espaço físico
- Maior potencial de atingir um grande número de participantes (não existe limitação de contacto individual)
- Maior controlo sobre imprevistos, com flexibilidade de ajuste de datas
- Possibilidade de atingir participantes em todo o mundo
- Criação de conteúdo que pode ser reutilizado na estratégia de Marketing
- Maior acessibilidade do evento, com a possibilidade de adição de legendas
- Controlo sobre os dados analíticos do evento, nomeadamente estatísticas de engagement
Porém, apesar dos muitos benefícios dos eventos virtuais, há que considerar certas desvantagens:
- Perda da componente interpessoal e comunicação cara-a-cara
- Inexistência do efeito de rede e partilha de conexões
- Menor compromisso por parte dos participantes, o que pode resultar em baixas taxas de conversão
- Potencial para dificuldades técnicas que podem comprometer a qualidade do evento
- Dificuldade na conciliação de fusos horários
- Elevada competição por este formato de eventos
- Fadiga generalizada da audiência por comunicação virtual
Dado o grande contraste deste formato com os eventos presenciais, pode concluir-se que os eventos virtuais são especialmente indicados caso tenha conteúdo atrativo que pretende apresentar a uma audiência globalmente distribuída, e uma estratégia de Marketing e Vendas envolvente, que vai dar seguimento às leads e fomentar a relação desse ponto em diante.
É também essencial reduzir alguns dos riscos deste formato, nomeadamente pela aposta numa empresa especializada em eventos online e em live streaming. Ao contar com apoio em todo o processo, desde o planeamento à execução, poderá focar totalmente a sua equipa no planeamento estratégico, criação do conteúdo e pós-evento.
Eventos Híbridos
Os eventos híbridos combinam a vertente cara-a-cara com elementos online, portanto, se executados corretamente, têm o potencial de combinar os benefícios dos eventos presenciais e virtuais.
Na prática, significa utilizar tecnologias audiovisuais para fazer a gravação ou streaming do evento para uma audiência que acede virtualmente.
A palavra-chave deste formato é a flexibilidade. Ao oferecer duas opções de participação distintas, aumenta significativamente o alcance do seu evento, sem perder os benefícios da interação em pessoa.
Esta flexibilidade também se estende à organização do evento em si. Pode organizar algo tão simples como adicionar uma transmissão ao vivo a uma pequena conferência, ou criar uma experiência totalmente interativa onde os membros da audiência podem fazer perguntas, comunicar via chat, e até mesmo trocar facilmente os seus dados para contacto posterior.
Num mundo ideal, um evento híbrido consegue, de facto, juntar os benefícios dos eventos presenciais e virtuais. Na prática, há que considerar os senãos:
- Exigência de mais recursos para planeamento, porque se tratam essencialmente de dois eventos num só
- Dificuldade na garantia de coesão entre a experiência física e virtual
- Custo mais elevado, por requerer componentes de ambos os tipos de eventos
- Necessidade de maior conhecimento e experiência de produção do seu parceiro audiovisual
- Menor flexibilidade em comparação com eventos virtuais
- Maior probabilidade de imprevistos, por se combinarem fatores de risco de ambos os formatos de eventos
A execução bem-sucedida de um evento híbrido requer um grande investimento de tempo e recursos em todo o planeamento e execução. Aqui, torna-se imprescindível a colaboração com um parceiro audiovisual experiente neste formato de eventos para redução do risco e garantia da qualidade.
Conclusão
A escolha da melhor opção para o seu próximo evento não é uma tarefa simples. Deverá sempre considerar o seu público-alvo, as necessidades do mesmo, bem como a adequação com os seus objetivos e orçamento.
Independentemente do formato que escolher, é importante ponderar a contratação de uma empresa especializada na produção de eventos – sejam eles físicos ou online.
Na Tecnoled, já realizámos inúmeros eventos de todos estes formatos. Disponibilizamos diversos serviços técnicos para eventos, desde o aluguer de equipamentos audiovisuais à produção de eventos virtuais, passando pelo planeamento, produção técnica e instalação dos equipamentos necessários.
Estamos sempre prontos para o aconselhar. Fale connosco!