Como encontrar a localização ideal para o seu evento?
Recorda-se do último evento empresarial em que participou? Quer tenha sido uma conferência, um jantar ou algo mais informal, certamente que teve que planear bem a sua agenda: o transporte, as refeições, a estadia…
Do ponto de vista do organizador do evento, estas questões multiplicam-se pelo número de participantes. O sucesso de um evento implica proporcionar o máximo de conforto aos participantes – e a localização do evento é um fator-chave.
Neste artigo, vamos explorar quais as principais considerações a ter em conta na escolha da localização ideal para o seu próximo evento empresarial.
Chegar do ponto A ao ponto B
A primeira grande questão que os participantes vão ter em conta será o transporte. Uma viagem grande pode dissuadir alguns dos potenciais participantes no evento, uma vez que tipicamente ninguém aprecia uma viagem desnecessariamente longa.
No entanto, por vezes poderá não ter outra opção senão optar por uma localização muito distante de vários dos participantes. Sendo este o caso, poderá minimizar o transtorno ao procurar um local situado na proximidade de aeroportos e hotéis, idealmente de modo a possibilitar que os participantes se desloquem a pé ou de transportes públicos diretos. Este fator é tão mais importante quanto o número de dias durante os quais decorre o evento (cada dia deverá representar duas viagens para cada participante).
No caso de ser previsível que muitos participantes se desloquem de carro, é crucial garantir estacionamento conveniente e acessível, bem como evitar ao máximo sujeitar os participantes a situações de trânsito intenso.
Algumas das perguntas mais importantes neste âmbito são:
- Quais são os três locais de partida mais prováveis para os visitantes? (Aqui, considerar hotéis, aeroportos e zonas residenciais).
- Como é que a maior parte dos visitantes se vai deslocar ao local do evento?
- É possível ir a pé até ao local do evento? Quanto tempo demora? O percurso é acessível e seguro? Há alternativas para o caso de chover?
- Existem bons transportes públicos? Onde ficam as paragens? Quanto tempo demora a viagem, no total?
- Há estacionamento conveniente e acessível e em número suficiente para os participantes que se vão deslocar de carro?
- O percurso mais provável para o local do evento atravessa zonas com trânsito intenso ou em hora de ponta?
- Há serviço de táxi, Uber ou semelhantes na zona? Os preços são acessíveis?
- Há a possibilidade de organizar um serviço de transporte privado para os participantes?
Lugar e conforto para todos
Ao planear o seu evento, provavelmente já terá uma boa noção do número estimado de participantes e do orçamento que tem ao seu dispor.
Estes são dois pontos essenciais para ajudá-lo a decidir qual a dimensão do local que vai acolher o seu evento. É fácil perceber que um local demasiado pequeno vai causar complicações na hora de receber um grande número de visitantes. Mas uma falácia comum é a escolha de um local demasiado grande, o que também traz vários problemas associados (para além de provavelmente implicar maiores custos).
Um local demasiado grande para o número de convidados vai invariavelmente transmitir a imagem de um local vazio, o que pode ser interpretado pelos visitantes como um evento pouco procurado e desinteressante.
Mas nem tudo se resume ao número de lugares. O conforto é tão ou mais importante do que a área do evento, pelo que deve sempre avaliar a existência de espaços de apoio em quantidade suficiente, como casas de banho, vestiários, e até espaços privados que poderão ser necessários para receber convidados especiais.
É sempre boa ideia listar todos os requisitos do seu evento em específico e usar esta checklist enquanto procura possíveis locais. Defina quais os critérios essenciais para garantir que escolhe um local que responde às necessidades do evento.
Atividades e destaque
É excelente proporcionar conforto dos participantes no seu evento – mas é igualmente importante assegurar que vai gerar valor junto dos participantes.
A participação num evento, por si só, gera expetativas. Hoje em dia, as empresas investem valores significativos para proporcionar uma experiência divertida e enriquecedora aos visitantes, como forma de atingir objetivos empresariais.
Na procura pela localização ideal para o seu evento, considere todas as atividades que pretende executar e o modo como vai fazer a sua mensagem destacar-se. Na grande maioria dos casos, a solução passa por procurar soluções audiovisuais capazes de agarrar a atenção e interesse dos participantes – portanto, é essencial que a localização e o espaço se adequem ao tipo de conteúdos audiovisuais que pretende transmitir.
Para certificar-se de que o local escolhido vai de encontro às suas necessidades audiovisuais, deverá pedir aconselhamento a uma empresa especializada na produção técnica de eventos. Para mais detalhes, sugerimos que leia o nosso guia “Como escolher equipamentos audiovisuais para o seu evento?”
Conclusão
Um evento empresarial é apenas tão bom como o nível de preparação que envolveu.
Encontrar o seu local perfeito para o seu próximo evento pode parecer uma missão impossível, portanto, deve incluir na sua checklist as etapas que delineamos neste artigo.
No final de contas, a diferença frequentemente está nos pormenores. Se está a planear o seu próximo evento, descubra como pode poupar horas na preparação e logística ao contar com uma empresa especializada no aluguer de audiovisuais.
Na Tecnoled, proporcionamos diferentes serviços técnicos para eventos, sempre ajustados às suas necessidades. Quer pretenda apenas o aluguer de equipamentos audiovisuais, ou então que tratemos de todo o planeamento, produção técnica e instalação dos equipamentos, estamos prontos para o ajudar a garantir o sucesso do seu evento. Fale com a nossa equipa!