5 dicas para um evento híbrido de sucesso
A tecnologia veio mudar fundamentalmente a indústria dos eventos. Se, há alguns anos, seria impensável um formato que não fosse o presencial, hoje em dia os eventos híbridos proporcionam uma estratégia muito competitiva e com grande retorno do investimento.
Como explorámos neste artigo, os eventos híbridos utilizam tecnologias audiovisuais para fazer a gravação ou streaming do evento para uma audiência que acede virtualmente. Assim, combinam a vertente cara-a-cara com elementos online, tirando partido dos pontos fortes dos eventos presenciais e virtuais.
Neste artigo, vamos ajudá-lo a planear o seu próximo evento híbrido, com 5 dicas essenciais.
1. Escolha equipamentos audiovisuais de qualidade
Sem dúvida que a grande margem de erro nos eventos virtuais está no audiovisual. Todo o equipamento que vai utilizar no evento físico e a sua ligação à transmissão virtual são suscetíveis de erros que podem arruinar a experiência dos seus participantes.
Há uma série de regras de ouro que deverá seguir no que diz respeito ao áudio e vídeo, nomeadamente:
- Ter pelo menos 2 câmaras com ângulos diferentes, para alternar entre diferentes imagens dos apresentadores, um ângulo amplo do palco e imagens do público. Isto ajuda o seu público virtual a sentir-se mais envolvido no evento.
- Testar antecipadamente todos os feeds de áudio para eliminar quaisquer ecos ou feedback e verificar a sincronização de áudio e vídeo para evitar um resultado final dessincronizado.
- Garantir a existência de uma ligação de Internet rápida, com largura de banda suficiente para permitir a transmissão de conteúdos sem perdas de qualidade, tanto de download como de upload.
- Entre muitas outras!
Mas, mesmo com um excelente planeamento, algo poderá correr mal. Portanto, a nossa sugestão é remover esta margem de erro ao contratar uma equipa especializada na produção de eventos híbridos. Assim, garante que toda esta logística audiovisual fica em boas mãos e que o resultado final terá qualidade profissional.
2. Tire o máximo partido do seu conteúdo
Num evento híbrido, é necessário compreender os comportamentos e expetativas dos seus participantes presenciais e virtuais para otimizar o modo como vai apresentar o seu conteúdo.
É muito difícil evitar que os seus participantes virtuais sintam que se não estão a tirar o máximo proveito do seu evento presencial. Considere, por exemplo, o modo como os oradores vão comunicar com a audiência. Num evento presencial, o anfitrião foca-se totalmente na audiência que vê à sua frente. Já no caso de um evento híbrido, é essencial garantir que os oradores tentem interagir de igual modo com a audiência presencial e virtual.
Dependendo da natureza do seu evento, poderá fazer sentido ter um orador secundário cuja função é manter a interação com o público virtual – por exemplo, ao ler perguntas do chat e garantir que o orador as endereça. Ou mesmo, no caso de haver algum problema técnico, dar indicações ao orador para parar a sua apresentação ou ajustar o necessário para garantir uma boa experiência para a audiência virtual.
3. Defina a programação e os bilhetes
Antes de planear o seu evento híbrido, avalie sempre o objetivo do seu evento, bem como o feedback que recebeu de participantes dos seus eventos físicos e virtuais anteriores.
Para além de otimizar o modo como apresenta o conteúdo a estas duas audiências distintas, terá que planear cuidadosamente as duas agendas em separado. Enquanto que os participantes presenciais podem ter atividades como coffee breaks, networking ou almoços, deverá procurar atividades alternativas para os participantes virtuais.
De modo a evitar grandes quebras no horário, procure oferecer atividades virtuais interessantes para preencher esses “tempos mortos”, por exemplo workshops exclusivos. Alternativamente, poderá condensar todas as palestras importantes numa sequência única mais longa e guardar as atividades presenciais para o final. Assim, os participantes virtuais podem assistir a todo o conteúdo sem interrupções e os participantes presenciais conseguem disfrutar de atividades como networking e after-parties no final.
Por fim, se verificar uma grande discrepância entre as experiências presenciais e virtuais, deverá ter isso em conta no preço dos bilhetes. Caso os bilhetes presenciais sejam significativamente mais dispendiosos, essa agenda deverá proporcionar uma experiência única a estes participantes.
4. Prepare-se para o imprevisível
Enquanto que os eventos 100% virtuais lhe dão todo o controlo sobre os horários e os participantes, num evento híbrido terá que preparar-se para imprevistos dos dois lados da equação.
Caso o seu evento tenha uma grande plateia, prepare-se para vários minutos durante os quais os participantes estão apenas a encontrar e ocupar os seus lugares (e o mesmo para a saída do evento).
Todos estes “tempos mortos” têm que ser considerados na preparação do seu plano de transmissão de vídeo. O seu pessoal de sala deverá facilitar ao máximo estes movimentos e poderá mesmo preencher a transmissão com algum tipo de conteúdos especiais durante estes períodos de espera.
Para diminuir a probabilidade de imprevistos, poderá também utilizar o espaço físico do seu evento para ligar as suas experiências físicas e virtuais de modo criativo. Por exemplo, pode utilizar monitores para exibir perguntas e respostas, sondagens, ou reações nas redes sociais – o que pode promover um maior envolvimento digital dos participantes presenciais e uma sensação de experiência mais uniforme.
5. Otimize para acessibilidade
Um dos fatores-chave de um evento híbrido de sucesso é dar aos seus participantes a liberdade de escolherem a sua própria experiência – presencial ou virtual.
Neste planeamento, considere permitir que seus participantes escolham as sessões em que têm mais interesse, bem como o modo como consomem o seu conteúdo.
Deixamos abaixo alguns modos de tornar o seu evento híbrido mais acessível:
- Permitir que os participantes se inscrevam para ter acesso a uma gravação do evento numa data posterior.
- Proporcionar formas de interação através de chat, fóruns de discussão ou salas de networking virtual.
- Dar instruções claras aos participantes virtuais acerca do modo como irá decorrer o evento, bem como as instruções para que possam facilmente conectar-se.
No final de contas, muitos destes pormenores vão variar significativamente conforme a componente audiovisual. Assim, pondere a contratação de uma empresa especializada na produção de eventos.
Na Tecnoled, já realizámos inúmeros eventos híbridos de sucesso. Tratamos de todo o processo logístico para eventos híbridos, desde o aluguer de equipamentos audiovisuais à produção de eventos, bem como o planeamento, produção técnica, instalação dos equipamentos e transmissão do evento.
Tem dúvidas? Estamos prontos para o aconselhar. Fale connosco!